Historia edycji dokumentu to niezwykle przydatna funkcjonalność. Jeżeli w firmie współdzielisz z zespołem dokumenty to zapewne chciałbyś mieć kontrole nad ich zmianami. Historia edycji dokumentu jest przydatna wtedy gdy wiele osób jednocześnie pracuje i edytuje te same pliki. W takiej sytuacji nie trudno o tragedię i utratę w wyniku nadpisania kluczowego dokumentu.
 
Ostatnio zostałem zapytany o taką funkcjonalność przez Klienta, więc uznałem, że odświeżę ten wpis. Dodam, że pierwsza wersja tego artykułu powstała w 2012 roku. I właściwie jedyna rzecz jaka się zmieniła to to, że omawiana dzisiaj funkcjonalność stała się zdecydowanie bardziej popularna i dostępna niemal na każdego rodzaju systemie operacyjnym czy platformie. 

Historia edycji dokumentu

 
Gdy na tych samych dokumentach pracuje wiele osób, łatwo o pomyłkowe usunięcie lub zmianę ważnych danych. Warto mieć możliwość sprawdzenia kto wprowadzał zmiany i jakie. Ponadto, konieczna jest możliwość przywrócenia starszej wersji pliku.
 
Na szczęście jest wiele rozwiązań dostępnych na rynku. Szczególnie teraz gdy mamy mocno spopularyzowane usługi w Chmurze. A każdy, lepiej zaprojektowany dysk wymiany plików oferuje takie funkcjonalności.
 
Dziś zaprezentuję jak zapanować nad dokumentami zarówno w Chmurze Google jak i poczciwym Sharepoincie.
 
Przy okazji, jeżeli myślisz o narzędziu do pracy nad dokumentami w Chmurze to tu masz kilka informacji na temat tego jak to się prezentuje cenowo:
Dodam, że historia edycji dokumentu możliwa jest również we wspomnianym tam Dropboxie.
 

Jak to działa? 

Zanim jednak przejdziemy do szczegółów to szybko wyjaśnijmy na czym to polega. 
Dla uproszczenia przyjmijmy, ze posiadasz plik Excela. Plik ten regularnie edytujesz wraz ze swoimi współpracownikami. Plik znajduje się na serwerze, więc dostęp do niego uzyskujecie ze swoich komputerów poprzez sieć. Zapis przez każdego użytkownika tworzy nową wersję pliku, a stara przepada na zawsze. 
Jeżeli ktoś pomyłkowo wykasował ważny arkusz i zapisał plik, a w Twojej firmie nie istnieje backup lub historia edycji dokumentu nie została wdrożona to automatycznie przepadają Twoje dane. Smutek. 
 
 
Jednak, nawet jeżeli masz w firmie archiwizację to nie jest ona tak szybka i wygodna jak historia edycji dokumentu. W tym przypadku wystarczy, że klikniesz na plik i sprawdzisz wszystkie, zapisane wersje dokumentów. Przykładowo, jeżeli plik zapisujesz średnio 4 razy dziennie, a na serwerze masz ustawione zapisywanie aż 100 historycznych wersji pliku to w jednej chwili możesz przywrócić arkusz sprzed prawie miesiąca!
 

Kariera w IT

Chcesz się rozwijać i osiągnąć sukcces w branży informatycznej?
Zapraszam do lektury “Sukces w IT”:
 

Historia edycji dokumentu bez specjalnego oprogramowania

A co jeżeli chciałbyś korzystać z tego typu funkcjonalności, jednak nie posiadasz i nie masz możliwości wdrożenia u siebie żadnego z omawianych narzędzi? 
 
Na szczęście, możliwości masz naprawdę dużo. Choćby zwykły Windows w wersji zarówno desktopowej, czyli 8 czy 10 jak i serwerowej oferują rozwiązanie, które pozwala przywrócić starsze wersje plików.  Wystarczy poszperać w opcjach archiwizacji systemu Windows.
 

Przywracanie na dyskach sieciowych

 
Inna opcja to wszelkiego rodzaju dyski sieciowe. QNAP, Synology czy rozwiązania innych firm często są rozwiązywane do przechowywania danych w małych i średniej wielkości firmach. I co w takim przypadku? Sytuacja jest jeszcze lepsza.
 
Niemal każde obecnie rozwiązanie do archiwizacji oferuje w dzisiejszych czasach opcję przywrócenia starszych wersji plików. Tylko pamiętaj o jednym. Samo się nie zrobi!
 
Funkcjonalność taką należy włączyć. Niestety, wielu informatyków o wszelkiego rodzaju opcjach bezpieczeństwach przypomina sobie już wo fakcie gdy konkretne rozwiązanie byłoby przydatne.
 
Przykładem są wszelkiego rodzaju wydarzenia gdy dochodziło do awarii lub wycieku danych i okazywało się, że informatyk nie włączył kopii bezpieczeństwa czy audytu dostępu do plików, które pomogłyby w wyjaśnieniu kto usunął lub zniszczył konkretne dane.
 
A już klasycznym przykładem dla mnie jest pewna firma działająca w branży nieruchomości, która zgłosiła się do nas gdy na jej serwerze wylądował ransomware. Dla niewtajemniczonych dodam, że są to wirusy szyfrujące dane. O nich również pisałem już wielokrotnie na blogu. Wracając do wspomnianej firmy, przytrafił im się taki wirus. Zaszyfrował im wszystkie dane z 7-letniej działalności przedsiębiorstwa. Obok serwera stał dysk sieciowy, który miał wykonywać regularnie kopię bezpieczeństwa. Niestety, obsługujący ich informatyk nie włączył wykonywania tej kopii. 
 
Podsumowując, stał obok serwer do wykonywania kopii, jednak nie włączony. Dane dotyczące wszelkiej działalności firmy od początku istnienia, w tym transakcje księgowe czy historia dokumentów przepadła doszczętnie.
 
Dla ciekawych, dodam, że opłacenie okupu za odszyfrowanie plików nic nie dało…
Niestety, nie był to choćby Loocipher, o którym wspominałem na Linkedin, a który da się w prosty sposób samemu rozszyfrować i naprawić dane:
 
 
 

LINUX

Linux w porównaniu do Windowsa ma to do siebie, że jest otwartym rozwiązaniem i funkcjonalności ma niemal nieograniczone. Co za tym idzie, jeżeli masz uruchomiony serwer plików na Linuxie to bez problemu uruchomisz wersjonowanie plików. 
 
Choćby za pomocą coraz bardziej znanego Onwcloud. Co najciekawsze, w przypadku tego rozwiązania możesz ustawić całą masę polityk dotyczących zapisywania wersji. Przykładowo, możesz ustawić, że przechowywana będzie każda zapisywana wersja pliku. Ewentualnie, że kopie będą wykonywane w określonych odstępach.
 
Mało tego. Możesz skonfigurować system tak, że do miesiąca będzie przechowywana jedna wersja pliku z każdego dnia. Natomiast liczba wersji pliku, które są starsze niż miesiąc zostaną zredukowane do kilku. Ewentualnie, system zachowa jedną wersję z każdego tygodnia. Prawda, że świetne? 
 
Co najciekawsze, Owncloud jest naprawdę prosty do wdrożenia, a wszelkiego rodzaju zasad oraz polityk tego typu jest cała masa! Jeżeli nie miałeś przyjemności i zastanawiasz się co jest ten Owncloud to jest to bardzo wygodne rozwiązanie do przechowywania i wymiany plików. Możesz zbudować na nim coś na zasadzie własnego dysku sieciowego czy Chmury.

RODO

O RODO, o którym już wielokrotnie pisałem na tym blogu. Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, administrator danych musi dokonać absolutnej staranności przy zabezpieczeniu danych. A to oznacza nie tylko ochronę przed wyciekiem czy kradzieżą. Również musisz je chronić przed utratą.

Zdaję sobie sprawę, iż przepisy dokładnie nie precyzują jakich środków powinieneś użyć. Rolę tu odgrywa logika oraz dostosowanie procedur i narzędzi do specyfikacji i wielkości Twojej organizacji. Ustawa natomiast określa, iż Administrator Danych musi zagwarantować poufność, integralność, dostępność oraz odporność na ataki. I jednocześnie zapewniać możliwość szybkiego przywrócenia danych.

Oznacza to, że jeżeli stracisz część lub całkowicie dane osobowe, ewentualnie w niekontrolowany sposób zostaną one zmodyfikowane to automatycznie naruszasz przepisy. Jest to traktowane jako incydent, który powinieneś jak najszybciej zgłosić.

Google Docs

Google od dawna oferuje możliwość przywrócenia starszych wersji arkuszy kalkulacyjnych. Natomiast, dopiero od niedawna taka opcja jak historia edycji dokumentu i możliwość przywrócenia starszej wersji została dodana również do innych aplikacji.
 
Aby przejrzeć wcześniejsze wersje dokumentu wystarczy wejść w “Plik \ Historia Zmian”, a następnie wybrać “Wyświetl historię zmian”.
 
Historia edycji dokumentu w Gdrive
 
W belce po prawej pojawią się starsze wersje pliku. Wraz z datą zmiany oraz nazwą użytkownika, który tą zmianę dokonał.
historia edycji dokumentu
Wystarczy kliknąć na jedną z nich, by móc przywrócić starszą wersję.

Sharepoint

Dodam, iż ten artykuł powstał na bazie opisu Sharepointa z przed kilu lat. Dlatego na screenach widzisz dosyć leciwą już wersję Sharepointa. W ostatnich dniach zostałem poproszony przez Klienta o podpowiedź odnośnie omawianego dziś tematu, więc postanowiłem dodatkowo rozszerzyć ten artykuł. Nie robiłem jednak nowych screenów w przypadku Sharepointa. Zasada jest niemal taka sama w przypadku Sharepoint 365. Co zostało również dokładnie omówione na stronie Microsoft:
 
W Sharepoincie przydatną funkcja jest przechowywanie informacji o poprzednich wersjach dokumentu. Zawiera ona wersję, datę ostatniego edytowania oraz nazwę użytkownika, który to robił.
Aby ją włączyć wystarczy wejść do odpowiedniej biblioteki dokumentów i ze wstążki na górze wybrać “Biblioteka”:
Historia edycji dokumentu w Sharepoint
, a następnie z menu, które się pojawi kliknąć opcję “Ustawienia biblioteki”.
W ustawieniach ogólnych wybieramy “Ustawienia przechowywania wersji “.

 

 

 

 

 

I tu mamy poszukiwaną opcję ” Dokument — historia wersji “. W tym miejscu możemy skonfigurować wymagane przez nas parametry. Możemy zarówno zmienić sposób oznaczeń jak i liczbe wersji dokumentu do archiwizowania.
Od tego momentu wszystkie wersje będą dostępne w menu każdego dokumentu:
Historia edycji dokumentu w Sharepoint

Historia edycji dokumentu

Tak jak napisałem wyżej, screeny z Sharepointa zostały wykonane na dosyć leciwej już wersji 2013. Zasada jednak niemal niezmieniona od lat i podobnie działa na innych, wymienionych systemach.

Na zakończenie dodam jeszcze, że historia edycji dokumentów to niemal podstawowa w dzisiejszych czasach opcja związana z systemami i aplikacjami do edycji dokumentów. Naprawdę warto ją włączyć ( o ile nie zostało to do tej pory zrobione) i korzystać z jej dobrodziejstwa. 

Cieszy fakt, że od momentu gdy pierwszy raz w 2012 roku opisywałem na tym bloku taką funkcję, popularyzacja takiej funkcjonalności poszła mocno do przodu i dziś jest dostępna na niemal każdym systemie operacyjnym czy platformie.

Od 2012 roku również sporo zmieniło się na tym blogu. Zdecydowanie mniej poświęcam już miejsca na poradniki i instrukcje pokazujące po kroku jak wykonać lub włączyć konkretną usługę. 

Jeżeli jednak interesują Cię tego typu zagadnienia to zachęcam to zachęcam do obserwowania moich profili w mediach społecznościowych. Tam, co jakiś czas na szybko wrzucam krótki opis jak wykonać pewną czynność. Linki znajdziesz na dole.

Natomiast, jeżeli interesuje Cię podobna tematyka, czyli wszelkiego rodzaju tematy dotyczące bezpieczeństwa danych, RODO, backupu czy dobrych praktyk IT to zachęcam do odwiedzenia tej strony:

Bezpieczeństwo informatyczne

Powyżej znajdziesz spis i zestawienie wszystkich artykułów, które do tej pory ukazały się na blogu i traktują o szeroko pojętej tematyce bezpieczeństwa informatycznego. Głównie w firmie, jednak również znajdziesz coś dla siebie jeżeli interesuje Cię temat tego jak bezpiecznie korzystać z dostępu do internetowego konta bankowego.\

Gorąco zachęcam do zajrzenia!

A dzisiaj już kończę. Jak zwykle, życzę miłego dnia.

Pozdrawiam

Arek

Zachęcam do odwiedzenia moich profili w mediach społecznościowych, byś mógł być na bieżąco:


instagram_askomputer


instagram_askomputer pinterest_1475538227_280 social_facebook_box_blue pobrany plik Arkadiusz_Siczek_linkedin Arkadiusz Siczek Usługi informatyczne