Jak zwiększyć produktywność?

Wiele razy, zarówno na swoim vlogu jak i tym blogu wspominałem, że mam czas na wszystko. Zarówno na ostrą pracę, również w weekendy jak i czas na życie prywatne, sport czy zagranie na Xboxie. Dziś postanowiłem podzielić się swoimi spostrzeżeniami na temat mojego podejścia do tego jak zwiększyć produktywność oraz kilku elementach, które zabierają nam bezpowrotnie niezwykle cenny zasób jakim jest czas.

Zanim jednak do tego przejdziemy, jedno pytanie. Mierzycie swój czas? I nie… Nie chodzi mi o bieganie. Mam na myśli czas pracy. Według mnie jest to niezwykle ważne, by być świadomym na co przeznacza się najwięcej godzin. Być może okaże się, że jakaś kwestia jest totalnie nieproduktywna, a traci się na nią spory kawałek życia? Warto to zbadać!

 

 

 

 

Telefon wrogiem

Nadeszła pora, by wyspowiadać się ze swojego największego grzechu i upublicznić coś za co niektórzy klienci mają do mnie największe pretensje. Mianowicie chodzi o odbieranie telefonu. A raczej jego nie odbieranie.

Chcąc tego czy nie, żyjemy w świecie ogromnych możliwości komunikacyjnych. Wielokrotnie zdarzało mi się zaczynać dzień od połączenia Skype z moimi partnerami i współpracownikami z Indii. Jest to niezwykle wygodne. Gdy ja śpię to oni akurat mają szczytowe godziny swojej pracy. To co zleciłem im wczoraj podczas spania, dziś jest gotowe i wykonane. Outsourcing w Indiach kwitnie. Pisałem nawet o tym dawno temu na blogu – LINK.  Nowoczesne technologie niesamowicie upraszczają nam możliwości komunikacji. Siedząc w warszawie, mogę w jednej chwili połączyć się z kimś z Hiszpanii, RPA czy nawet wspomnianych Indii.

Aby jednak nie było zbyt pięknie to dzisiejsze rozwiązania telekomunikacyjne potrafią jednak znacząco spowolnić naszą pracę jeżeli odpowiednio nad nimi nie zapanujemy. Na telefonie i komputerze mamy zainstalowanych całą masę komunikatorów. Viber, FB Messenger, klient poczty…

Do tego jeszcze niektórzy klienci używają coraz bardziej popularnego Slacka. A jeszcze inni wolą pozostać przy klasycznym Skypie. Oczywiście, pozostaje jeszcze telefon. Jak doliczymy do tego wszelkie powiadomienia z przeglądarki i telefony od bliskich osób czy znajomych  to nagle okazuje się, że czasu na pracę jest naprawdę niewiele. W takim razie, jak zwiększyć produktywność gdy dookoła jest tyle rozpraszaczy?

Jak zwiększyć produktywność?

W obecnych czasach konieczne jest zapanowanie nad tym całym chaosem komunikacyjnym. Wszelkie powiadomienia z komunikatorów czy poczty wyłączam zawsze. Jest to zwykły szum, który odrywa Cię od tego co jest ważne teraz.

Nie muszę być natychmiastowo powiadamiany o nadejściu poczty. A nawet jeżeli już pojawi się jakaś niezwykle ważna wieść, która wymaga natychmiastowej reakcji to z pewnością osoba, która ją wysłała i tak do Ciebie zatelefonuje. Aczkolwiek, powiedzmy sobie szczerze. Jeżeli coś byłoby aż tak ważne, iż wymagałoby Twojej natychmiastowej reakcji to nadawca w pierwszej kolejności zadzwonił by do Ciebie zamiast wysyłać i tracić czas na pisanie maila.

Tak więc, wszelkie powiadomienia z poczty i komunikatorów wyłączam. Nie ma nic bardziej odrywającego od pracy i rozpraszającego niż te wyskakujące powiadomienia. Oczywiście, jeżeli chcesz na nie od razu odpisywać to powodzenia. Twoja praca raczej do produktywnych należeć nie będzie. Jeżeli faktycznie dbasz o dobro swoich klientów to wyłącz te komunikaty. Produktywność urośnie natychmiastowo.

Powiadomienia z przeglądarki

Zanim przejdziemy do mojej spowiedzi dotyczących telefonów to podzielę się na temat perełki wśród rozpraszaczy i odciągaczy od pracy. Na początek jednak krótka opowieść.

Jak ktoś nie wie to zarządzam firmą świadczącą Outsourcing IT w Warszawie. I jakiś czas temu klientka wysłała do mnie maila z pretensjami o to, iż mój pracownik całkiem niedawno instalował na komputerach w firmie nowe oprogramowanie antywirusowe, a u niej zainstalował się jakiś robak wyświetlający reklamy. Wyskakiwały jej tego typu komunikaty:

Oczywiście, nie jest to wirus, a zwykła reklama na którą ludzie często sami się godzą. W jaki sposób?

Choćby w taki:

Wchodzimy na jakąkolwiek stronę WWW. Pojawia się komunikat pytający czy chcesz otrzymywać powiadomienia. Jak zaakceptujesz to będziesz otrzymywać okienka w stylu tych powyżej. Osobiście, nie wyobrażam sobie jak może pracować osoba, która na różnych stronach „naklikała” te powiadomienia, a później jest bombardowana przez dziesiątki komunikatów z przeglądarki. Jeżeli zastanawiasz się jak zwiększyć produktywność, a jednocześnie pojawiają się Ci tego typu rozpraszacze to w pierwszej kolejności musisz je wyłączyć!

Tłumaczenie…

Na usprawiedliwienie użytkowników, którzy się na to godzą jestem jedynie w stanie zrozumieć, iż nie robią tego świadomie. Otóż, w dzisiejszych czasach jesteśmy dookoła atakowani przez różne powiadomienia. A to, ze witryna wykorzystuje Cookies. A to, że jest RODO – Ready. Innym razem po prostu pojawia się komunikat o newsletterze lub jakaś reklama. I w takim zalewie wyskakujących okienek użytkownik jest nieustannie zasypywany komunikatami i przyzwyczaja się, że musi te wszystkie „ciasteczka” i RODO zaakceptować, by dostać się do artykułu. Jego tarcza obronna opada. Opuszcza swoją wirtualną gardę i klika co popadnie. W tym, akceptuje wyskakiwanie tego typu okienek.

Z drugiej strony, czy to jednak kogokolwiek tłumaczy? Internet to wbrew pozorom nie jest takie bezpieczne miejsce jak mogłoby się niektórym wydawać. Obecnie przez ekran komputera łatwiej stracić pieniądze niż w realnym świecie. Również czas. A jak mówi stare, mądre powiedzenie, czas to pieniądz. Dlatego należy uważać na to co się akceptuje. A ja ze względu na swoją profesję czuję się odpowiedzialnym za to, by szerzyć świadomość w społeczeństwie o tego typu zagrożeniach.

Jak to jest z tymi telefonami?

Dobra. Ale dajmy już spokój z tymi powiadomieniami. Nie ma co się pastwić nad innymi. Wszak, przyszliście tu po to, bym sam się tłumaczył i spowiadał ze swoich grzechów. Prawda?

Dobra. To powiem wprost. Przez większość mojego czasu pracy wyciszam telefon i wykręcam go ekranem do biurka. Dzięki temu nic mnie nie rozprasza i nie odrywa od pracy. Niektórzy mogliby stwierdzić, że łatwiej byłoby włączyć tryb samolotowy. Może i tak. Jednak gdy kończę swój „czas produktywności” to często zabieram się za oddzwanianie. W czasie przerwy, w drodze na posiłek lub podczas jazdy samochodem. A jednak złapanie telefonu i po kolei oddzwanianie na nieodebrane połączenia zdecydowanie ten proces ułatwia niż gdy wyłączam tryb samolotowy i po kolei wpadają mi powiadomienia o tym, że ktoś dzwonił w miedzy czasie.

W ten sposób, po prostu odwracam telefon i sprawdzam kto tam akurat chciał usłyszeć mój wspaniały głos. I oddzwaniam. Słuchawki kostne, które opisywałem jakiś czas temu na blogu, znacząco mi w tym pomagają. A ja dzięki temu odpalam multitasking. Przykładowo, nie tracąc czasu podczas przemieszczania się. Najzwyczajniej wtedy rozmawiam i w dalszym ciągu pracuję. Podcasty, które często wychwalam w mediach społecznościowych, pozwoliły mi odzyskać utracony czas podczas jazdy samochodem, a rozmowy i oddzwanianie dodatkowo to potęgują. Jeżeli się więc zastanawiasz jak zwiększyć produktywność, a jednocześnie odrywasz się nieustannie od pracy przez odbieranie połączeń to już wiesz co masz zrobić.

Przepalanie czasu, a produktywność

Wiele razy, choćby w moim poradniku – LINK opisywałem swoją metodę na to, by mieć czas na wszystko. Nawet na wspomniany dziś we wstępie Xbox. Mimo to, staram się nie przepalać bez sensu swój czas.

Dużo ludzi narzeka, że nie ma na nic czasu. Chcieliby pracować krócej. 4-godzinny tydzień pracy stał się w obecnych czasach niezwykle popularny. Pytanie jednak po co komuś ten dodatkowy czas? Co zamierza z nim zrobić? Bo jeżeli planem na życie jest przepalenie tego czasu na seriale na Netflixie to może lepiej dać sobie spokój?

Osobiście, sam również obecnie pracuję nad zmniejszeniem liczby godzin jakie w tygodniu poświęcam na pracę. Ma mi w tym pomóc odpowiednia delegacja zadań. Odpowiednia w znaczeniu – zatrudnianie odpowiednich ludzi. Mimo wszystko, czas który chcę dzięki temu zyskać planuję poświęcić na kolejne dodatkowe zagadnienia, które pozwolą mi się jeszcze bardziej rozwinąć. Nowe biznesy, inwestycje, czas na szkolenia oraz networking. To jest dla mnie obecnie bardzo ważne.

Jak zwiększyć produktywność za pomocą aplikacji?

Bo jeżeli jednak celem byłoby to, by mieć więcej czasu na filmy czy gry to warto aż tak kombinować? Ok, znany jest Michał Szafrański, który po zarobieniu kilku milionów otwarcie się przyznaje, iż obecnie spędza czas głównie na graniu w Counter Strike. Powiedzmy sobie jednak wprost. Michał może sobie na to pozwolić. Nigdy nie budował wielkiej firmy z wieloma pracownikami, więc jego biznes (przynajmniej tak zakładam) nie generuje dużych kosztów. Co oznacza, że zarobione przez niego pieniądze, nawet jeżeli nie będzie chciał już pracować, najprawdopodobniej wystarczą mu do końca życia.

Wracając do sedna, jeżeli uważasz, że nie masz na coś czasu to może warto zastanowić się i najzwyczajniej wyliczyć ile spędzasz czasu na konkretne czynności? Dokładnie tak. Weź stoper do ręki i zmierz ile średnio tracisz dziennie czasu na gry komputerowe, Netflixa czy nawet siedzenie na Facebooku. Jeżeli już kombinujesz nad takimi wymówkami jak:

– nie mam stopera

– nie będę mierzył czasu każdego mojego wejścia na Facebooka

to jedynie odpowiem, ze na wszystko jest rozwiązanie. Zamiast stopera użyj telefonu, który i tak masz zawsze pod ręką. Natomiast jeżeli chodzi o Twoją aktywność na komputerze to istnieją takie aplikacje jak Timecamp. Znajdziesz ją tu:

https://www.timecamp.com/pl/

Aplikacja ta ma jedno, proste zadanie. Monitoruje każdą Twoją czynność na komputerze, zlicza ile czasu spędziłeś na danej stronie internetowej lub używając konkretnej aplikacji, a następnie to sumuje i przedstawia Ci w formie raportu. Po tygodniu bez żadnego wysiłku sam będziesz dokładnie wiedzieć ile czasu przepalasz na social media.

Ile Ci zostało życia?

A jeżeli dalej uważasz, że nie ma sensu i szkoda czasu na… wyliczanie czasu to polecam aplikację do mierzenia czasu do śmierci. Jak wyliczyć czas do końca życia i jak go monitorować omówiłem tu:

Polecam sprawdzić. Gdy na telefonie posiadasz aplikację, która na bieżąco wyświetla liczbę godzin życia jakie Ci pozostały to Twoja produktywność natychmiastowo skacze do góry. Daje do myślenia!

Daj znać w komentarzu jakie Ty masz sposoby na zwiększenie produktywności.

Ja uciekam.

Miłego dnia.

Arek