Z roku na rok zwiększa się liczba oprogramowania w firmach. To naturalna tendencja związana z postępującą informatyzacją i rozwojem technologicznym.

Nic dziwnego zatem, że spora część przedsiębiorców ma obawy co do tego czy całe oprogramowanie w firmie jest legalne. Zwłaszcza w przypadku firm, które zatrudniają dużą ilość pracowników…

Zapanowanie nad oprogramowaniem, licencjami przy kilkuset użytkownikach (albo kilku tysiącach) może stanowić duże wyzwanie. Zwłaszcza, że zapewne część z pracowników ma na swoich komputerach uprawnienia administratora, co daje możliwość samodzielnego wgrywania programów i aplikacji z sieci.

Dziś opowiem dlaczego to takie ważne i dlaczego nie warto ignorować tego problemu.

 

 

 

 

Legalne oprogramowanie – dlaczego to takie ważne?

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa pojawia się podstawowe pytanie: Dlaczego tak ważne jest posiadanie legalnego oprogramowania?

Poza moralnymi wątkami najważniejszym argumentem stają się kary jakie grożą za nielegalne oprogramowanie w firmie.

W przypadku kontroli przedsiębiorca ponosi pełna odpowiedzialność za firmowy sprzęt i tłumaczenie, że nie wiedziało się co dany pracownik na nim instaluje jest równie naiwne co nieskuteczne. A kary mogą być bardzo surowe.

Zaczynając od grzywny, po zajęcie firmowego sprzętu a nawet kara pozbawienia wolności do lat 5. Dodatkowo, producent oprogramowania, które było używane nielegalnie może wystąpić o dodatkową karę i odszkodowanie na drodze sądowej. Nie zabrzmiało groźnie? To dodam, że w Polsce znamy przypadki kiedy kary po takim postępowaniu sądowym wyniosły około miliona złotych! Dokładniej chodziło o nielegalne oprogramowanie m.in. Microsoftu.

Taka suma pobudza wyobraźnię prawda?

Choć odpowiedzialność i obowiązek spoczywa na pracodawcy nie oznacza to, że pracownik korzystający z nielegalnych aplikacji uniknie konsekwencji.

Zgodnie z obowiązującym prawem pracodawca w przypadku, kiedy pracownik korzystał z nielegalnego oprogramowania w firmie może nie tylko rozwiązać umowę ale też żądać od podwładnego odszkodowania do kwoty trzykrotnego wynagrodzenia za pracę. Ograniczenie kwotowe nie obowiązuje w przypadku wykazania, że pracownik wyrządził szkodę umyślnie.

Jeśli lubisz płacić kary finansowe, a kosztowne i długotrwałe procesy sądowe to Twoje hobby nie musisz czytać dalszej części tekstu 😉

Jeśli natomiast chcesz uniknąć smutnych konsekwencji korzystania z nielegalnego oprogramowania w firmie warto sobie odpowiedzieć na pytanie jak można się zabezpieczyć przed tego rodzaju problemami…

Jak uniknąć problemów z nielegalnym oprogramowaniem w firmie?

W zasadzie wydaje się, że najważniejsza jest tu świadomość połączona z odpowiednim działaniem. Nie ma jednego przepisu dobrego dla wszystkich.

Każda firma różni się swoim charakterem, działalnością, ilością pracowników czy też samym oprogramowaniem. Dlatego jeśli masz świadomość tego jak ważny jest to temat – znalezienie sposobu na kontrolę i dbałość o ten temat nie powinien być przeszkodą czy wielkim problemem. 

Dziś podpowiem rozwiązania, które wydają się oczywiste i z pewnością pomogą Ci zapanować nad oprogramowaniem firmowym.

Inwentaryzacja – to jeden ze sposobów na to aby dokładnie zbadać czy w Twojej firmie oprogramowanie jest w pełni legalne, a licencje aktualne. Owszem jest to dość czasochłonne i wymaga zaangażowania w to pracownika lub zespołu. Dodatkowo jest to sposób który wymaga regularnej dbałości i monitorowania – nie wystarczy zrobić jej raz.

Czynności trzeba powtarzać, a w przypadku firmy, w której stanowisk pracy z komputerami jest powiedzmy kilkaset – staje się to wręcz misją niemożliwą do realizacji…

Dlatego dużo bardziej efektywnym i logicznym rozwiązaniem staje się inwestycja w oprogramowanie do zarządzania aplikacjami i sprzętem firmowym.

Na rynku znajdziecie tego rodzaju systemy pozwalające kontrolować i inwentaryzować oprogramowanie w firmie – wystarczy zainstalować je na serwerze i skonfigurować. Nie ma potrzeby angażowania w to osób trzecich, wszystkie procesy można zautomatyzować.

To pozwala w wygodny i szybki sposób kontrolować sytuację, a w przypadku problemów szybko wykryć błąd. Pomaga nie tylko lepiej zdyscyplinować pracowników ale też szybko reagować zanim jeszcze jakaś licencja wygaśnie.

Niezależnie od tego myślę, że warto ograniczyć uprawnienia pracowników do instalowania własnych aplikacji i programów. Warto też przydzielić jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za monitorowanie tego tematu, która będzie czuwała i administrowała odpowiedni system.

Jeśli macie jakieś doświadczenia lub po prostu przemyślenia w temacie nielegalnego oprogramowania w firmie lub w domu – zachęcam do komentowania i dzielenia się swoimi obserwacjami.

Jeśli ten temat jest dla Ciebie aktualny, szukasz bardziej szczegółowych informacji i wsparcia fachowców – skontaktuj się ze mną poprzez poniższy formularz kontaktowy.