Przejęcie obsługi informatycznej

Częstym problemem wśród zarządzających biznesem jest przekazanie obsługi IT w inne ręce. Na spotkaniach potencjalni klienci  pytają o to jak taki proces przeprowadzić, mają sporo wątpliwości…

Zanim przejdziemy do sedna, jedno ogłoszenie parafialne. Prowadzę regularny, cotygodniowy newsletter z poradami związanymi z Zabbixem, monitoringiem oraz dobrymi praktykami w IT. Jeżeli nie chcesz przegapić to zapraszam do zapisu poprzez pobranie mojego poradnika. Monitoring IT – Dobre Praktyki. Wystarczy wejść klikając na obrazek:

 

 

 

 

Przejęcie obsługi informatycznej w firmie

Przejęcie obsługi informatycznej często spowodowane jest tym, iż obecna firma IT lub wewnętrzny dział informatyki, bądź informatyk nie radzą sobie i należy wykonać transfer. Jest to naturalna kolejność rzeczy choć niektórych może to boleć. Jeżeli człowiek się nie rozwija to musimy się liczyć z tym, iż w pewnym momencie może zostać zastąpiony przez kogoś innego. Dlatego zawsze warto stawiać na nieustanną naukę i ciągłe podnoszenie swoich kompetencji. W swojej książce o pracy w informatyce zatytułowanej „Sukces w IT” poświęciłem temu zagadnieniu sporo miejsca:

https://blog.askomputer.pl/ksiazka-o-pracy-w-informatyce/

Drugim, częstym powodem wymiany IT są aspekty finansowe. Czasami zarząd stwierdza, iż za dużo płaci za obecną obsługę, a innym razem orientuje się, że za obecną kwotę może uzyskać większy i bogatszy zakres usług. Przykładowo, my zawsze dodajemy w pakiecie monitoring infrastruktury informatycznej, ale część firm z branży może tego nie robić. Co sprawia, że już na starcie klient otrzymuje za tą samą cenę większy pakiet usług IT niż u konkurencji. Oczywiście, są też inne zalety, jednak o tym już mówimy podczas spotkania. Wiadomo, konkurencja nie śpi 😉

Podczas przekazania obsługi informatycznej, zawsze w głowie zarządzających pozostaje jeden dylemat:

– Jak wykonać to bezpiecznie i godnie?

Przejęcie obsługi IT – jak to zaplanować?

Podczas kilkunastu lat pracy w IT, miałem do czynienia już chyba z każdym rodzajem przekazania wiedzy. Z reguły firmy starają się rozstać jak najbardziej kulturalnie z obecnym informatykiem lub usługodawcą. Wyjaśniają sobie w cztery oczy obecną sytuacją. Uzgadniają termin przekazania dokumentacji i haseł oraz uregulowanie płatności.

Bywają również inne metody, zdecydowanie bardziej brutalne. Przykładowo, niektórzy woleli po cichu przekazać nam wszystkie hasła, a informatyka poinformować o fakcie dopiero po zmianie haseł. Jest to zdecydowanie rzadszy proceder. Niektórzy mogą stwierdzić nawet, że mało nieetyczny. Aczkolwiek, patrząc na to jak się zwalnia w wielu korporacjach, gdzie człowiek otrzymuje z dnia na dzień papier do podpisania i po kilku minutach już musi zabrać swoje rzeczy z biurka to jednak nie jest to proceder mocno zaskakujący.

Szczególnie, że w tym przypadku mówimy o IT, czyli osobach, które mają dostęp do kluczowych zasobów i elementów jak bazy danych czy serwery mogące zatrzymać pracę przedsiębiorstwa. Jeżeli mamy obawę co do uczciwości takiego pracownika oraz tego jak może się zachować po zwolnieniu to jednak lepiej przeprowadzić proces tym brutalniejszym sposobem. Wszak, na szali są losy Twojego biznesu i sentymenty lepiej jest odłożyć na inną okazję. Czy się mylę?

A  jak ja widzę przekazanie wiedzy z perspektywy zarządzającego działem IT? W idealnym świecie, odchodząca firma przekazuje nam komplet dokumentacji, wraz z rozrysowaną architekturą sieci oraz opisem usług i hasłami. Niestety, nie żyjemy w idealnym świecie. Z przykrością stwierdzam, iż niewielki procent naszych poprzedników przekazuje nam pełnię dokumentacji. Bardzo często zdarzają się sytuacje, iż dostarczone nam hasła nie działają.

Co się dzieje jeżeli hasła nie działają? Oczywiście, bez względu na wszystko należy je jak najszybciej zmienić, by poprzedni informatyk nie miał dostępu do sieci komputerowej. Jeżeli nie chce lub nie zna hasła to nowy informatyk, bądź firma IT musi dokonać zresetowania takiego hasła. Na szczęście, każde urządzenie i system można w ten sposób „złamać”.

Dodam również, iż w teorii nikt nie powinien się obawiać tego, iż informatyk nie będzie chciał przekazać danych swojego klienta. Jest on zobligowany do tego prawem i w przypadku sprawiania problemów może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej. Oczywiście to są już skrajne przypadki, jednak nie raz zdarzało mi się być świadkiem sytuacji gdy informatyk niemalże rządził przedsiębiorstwem i dzięki swoim uprawnieniom znacząco wpływał na decyzje zarządu. Na szczęście takie czasy należą już raczej do przeszłości.

ITIL – Przekazanie Zarządzania Usługami Informatycznymi

Warto jeszcze wspomnieć o czymś co w nomenklaturze ITIL nazywa się Service Transition. Więcej o ITIL przeczytasz w tym miejscu:

https://blog.askomputer.pl/tag/itil/

Service Transition, czyli tzw. Przekazanie Zarządzania Usługami Informatycznymi to proces, który przykładowo, następuje po wdrożeniu jakiegoś systemu. Zespół informatyków i programistów pracował nad implementacją konkretnego rozwiązania dla klienta. Po wykonaniu projektu muszą przekazać wszelkie informacje na temat nowego narzędzia innemu podmiotowi lub wewnętrznemu działowi IT. Od razu dodam, iż w takim przypadku warto z góry rozpisać tego typu przekazanie wiedzy w umowie jako warunek konieczny zakończenia wdrożenia. Grunt, by wszystkie strony miały świadomość takiego procesu na starcie i nie było później niedomówień.

ITIL opisuje dokładnie jak należy przeprowadzić taki transfer wiedzy, by nie zagrozić firmie przerwaniem ciągłości działania. Jest to konkretny scenariusz zawierający:

– plan przekazania wiedzy i obsługi;

– rozpisanie ryzyka jakie może powstać podczas transferu;

– rozpoznanie celów biznesowych oraz zapewnienie, iż zostaną one spełnione;

– zapewnienie wysokiego poziomu wiedzy nowemu usługodawcy.

Sam proces Service Transition jest niezwykle złożonym wydarzeniem i nie sposób opisać go w jednym artykule na blogu. Szczególnie, iż istnieją na rynku dedykowane szkolenia oraz certyfikacje tylko z tego zakresu. Oczywiście, jeżeli nie chcesz poświęcić tygodni lub miesięcy na naukę to zachęcam do kontaktu z naszą ekipą.

Darmowe konsultacje IT

Mamy niezbędne doświadczenie, dobrych fachowców, dbamy o dobre praktyki w biznesie – pomożemy nie tylko w zarządzaniu infrastrukturą IT w Twojej firmie, ale możemy też podzielić się swoim doświadczeniem w temacie podejmowania współpracy z kolejnymi partnerami.

Zadzwoń lub napisz do nas i przekonaj się, że przejęcie obsługi IT w Twojej firmie może przejść gładko i bez większych niespodzianek. Umawiając się na darmowe i niezobowiązujące konsultacje dowiesz się więcej na ten temat, a przy okazji sprawdzisz czy przypadkiem za tą samą cenę nie otrzymasz od większej ilości jakościowych usług informatycznych!